Rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10§

Laatimispäivä

10.4.2018, päivitetty 06.03.2024.

Rekisterinpitäjä

Porvoon Tarmo r.y

Laskutusosoite: Kukankaari 25, 06100 Porvoo

Porvoo Y-tunnus 0130399-4

Rekisteriasioista vastaava

Jäsenrekisteri: Hanna Karlsson, 050 5355 934, seurvastaava.porvoontarmo@gmail.com

Rekisterin nimi: Jäsen- ja ilmoittautumisrekisteri, toiminnanohjausjärjestelmä myClub.

Porvoon Tarmo ry:n ja kaikkien sen puolesta toimivien pitää noudattaa henkilötietojen käsittelyssä lainsäädäntöä, mukaan lukien EU:n tietosuoja-asetusta (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679 luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta), viranomaisten määräyksiä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Henkilötietoja kerätään ja käsitellään vain ennalta määriteltyihin asianmukaisiin tarkoituksiin ja vain silloin, kun se on tarpeen.

Rekisterimme on suojattu teknisesti asianmukaisin keinoin ja koulutamme sekä ohjeistamme henkilöstöämme tietojen käsittelyyn liittyvistä periaatteista.

Rekisterin ja henkilötietojen tarkoitus

Henkilötietoja tarvitaan yhteisön jäsenenä toimimisen mahdollistamiseksi ja vuorovaikutteisten palvelukokonaisuuksien toteuttamiseksi sekä yhteyden saamiseksi yhteisön jäseniin.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on

Ylläpitää yhdistyslain 11§ mukaista luetteloa seuran jäsenistä
Tiedottaa jäsenasioista ja muusta toiminnasta
Lähettää ja seurata laskuja ja maksuja
Hallita pelaajien pelilisenssiä ja vakuutusta
Hallita toimihenkilöiden vakuutuksia
Koota tilastotietoja jäsenrakenteesta ja sekä harjoituksiin ja otteluihin osallistumisista
Taata turvallisuus seuran tapahtumissa

Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyn täydellinen nimi (alle 18-vuotiaalta huoltajan nimi)
Kotiosoite
Yhteystiedot (sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
Syntymäaika
Pelaajan vaatekoko
Lasku, maksu- ja joukkuetiedot.
Kehittymisen seurantatiedot
Allergia- ja terveystiedot
Kuvarekisteri (kuvaus- ja julkaisuluvan antaneet)
Osallistumisrekisteri
Valmentajien osalta koulutusrekisteri ja rekisteri rikosotteen esittäneistä

Jäsen, tai hänen vanhempansa voi itse valita, mitkä tiedot rekisterissä on julkisia ja mitkä salaisia.

Tietojen poistaminen rekisteristä

Jäsen voi erota yhteisöstä joko itse pyytämällä yhteisöä poistamaan henkilötietonsa jäsenrekisteristä yhteisön sisäisellä viestillä ylläpidolle tai olemalla kirjautumatta yhteisöön.

Jäsenen katsotaan eronneen yhteisöstä, jos hän ei ole vuoteen kirjautunut sisään käyttäjätunnuksellaan. Tällöin yhteisö poistaa henkilön ilmoittamat tiedot jäsenrekisteristä sekä käyttäjätunnuksen.

Tietolähteet

Rekisteröidyn tai hänen huoltajansa itse ylläpitämät tiedot.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Seura voi luovuttaa rekisterin tietoja lain ja muiden määräysten niin vaatiessa. Johtokunta voi myös päättää tietojen luovuttamisesta henkilötietolakia noudattaen. Jäsenen erillisellä suostumuksella nimi- ja osoitetietoja voidaan käyttää Suomen Palloliiton tai kolmansien osapuolien tiedotus- ja markkinointitarpeisiin. Jäsen tai hänen huoltajansa itse ylläpitää suostumustiedot. Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tiedot on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Johtokunnan valtuuttaman seuran jäsenrekisterivastaava vastaa käyttöoikeuksien myöntämisestä ja valvonnasta. Sähköiseen jäsenrekisteriin annetaan käyttöoikeudet niitä toiminnan kannalta välttämättä tarvitseville.

Tietojärjestelmiin tallennetut tiedot

Rekisterin käyttöön tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana. Käyttöoikeus rekisteriin on seuran jäsenrekisteristä vastaavilla ylläpitäjillä, joukkueenjohtajille sekä seuran johdolla. Edellä mainituilla henkilöillä ei ole mahdollisuutta nähdä yksittäisten henkilöiden käyttäjätunnuksia tai salasanoja. Palvelimet sijaitsevat palveluntarjoajan palvelinkeskuksessa, lukitulla alueella, johon pääsy vaatii erillisen kulkuoikeuden tai kulkuoikeudellisen saattajan. Kaikki tietoliikenne on tietojärjestelmän ja käyttäjän välillä suojattua ja salasanat ovat järjestelmässä vahvasti salattuja.

Tulostetut aineistot

Kaikki tulostettu henkilötietoja sisältävä aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään asianmukaisesti.

Tarkastusoikeus

Käyttäjällä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää osoitteella seuravastaava.porvoontarmo@gmail.com