Rekisteriseloste

Rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10§

Laatimispäivä                   

10.4.2018, päivitetty 11.4.2018.

Rekisterinpitäjä                

Porvoon Tarmo r.y

Jääkiekkotie 3, 06100 Porvoo Y-tunnus 0130399-4

Rekisteriasioista vastaava

Jäsenrekisteri: Saara Hakamaa, 0400 550158, nuorisopaallikko@porvoontarmo.fi

Rekisterin nimi                  Jäsen- ja ilmoittautumisrekisteri, toiminnanohjausjärjestelmä myClub.

Rekisterin ja henkilötietojen tarkoitus

Henkilötietoja tarvitaan yhteisön jäsenenä toimimisen mahdollistamiseksi ja vuorovaikutteisten palvelukokonaisuuksien toteuttamiseksi sekä yhteyden saamiseksi yhteisön jäseniin.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on

  • Ylläpitää yhdistyslain 11§ mukaista luetteloa seuran jäsenistä
  • Tiedottaa jäsenasioista ja muusta toiminnasta
  • Lähettää ja seurata laskuja ja maksuja
  • Hallita pelaajien pelilisenssiä ja vakuutusta
  • Hallita toimihenkilöiden vakuutuksia
  • Koota tilastotietoja jäsenrakenteesta ja sekä harjoituksiin ja otteluihin osallistumisista
  • Taata turvallisuus seuran tapahtumissa

Rekisterin tietosisältö  

  • Rekisteröidyn täydellinen nimi (alle 18-vuotiaalta huoltajan nimi)
  • Kotiosoite
  • Yhteystiedot (sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
  • Syntymäaika
  • Pelaajan vaatekoko
  • Lasku, maksu- ja joukkuetiedot. 
  • Kehittymisen seurantatiedot
  • Allergia- ja terveystiedot
  • Kuvarekisteri (kuvaus- ja julkaisuluvan antaneet)
  • Osallistumisrekisteri
  • Valmentajien osalta koulutusrekisteri ja rekisteri rikosotteen esittäneistä

Jäsen, tai hänen vanhempansa voi itse valita, mitkä tiedot rekisterissä on julkisia ja mitkä salaisia.

Tietojen poistaminen rekisteristä

Jäsen voi erota yhteisöstä joko itse pyytämällä yhteisöä poistamaan henkilötietonsa jäsenrekisteristä yhteisön sisäisellä viestillä ylläpidolle tai olemalla kirjautumatta yhteisöön. 

Jäsenen katsotaan eronneen yhteisöstä, jos hän ei ole vuoteen kirjautunut sisään käyttäjätunnuksellaan. Tällöin yhteisö poistaa henkilön ilmoittamat tiedot jäsenrekisteristä sekä käyttäjätunnuksen.

Tietolähteet        

Rekisteröidyn tai hänen huoltajansa itse ylläpitämät tiedot.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Seura voi luovuttaa rekisterin tietoja lain ja muiden määräysten niin vaatiessa. Johtokunta voi myös päättää tietojen luovuttamisesta henkilötietolakia noudattaen. Jäsenen erillisellä suostumuksella nimi- ja osoitetietoja voidaan käyttää Suomen Palloliiton tai kolmansien osapuolien tiedotus- ja markkinointitarpeisiin. Jäsen tai hänen huoltajansa itse ylläpitää suostumustiedot. Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tiedot on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Johtokunnan valtuuttaman seuran jäsenrekisterivastaava vastaa käyttöoikeuksien myöntämisestä ja valvonnasta. Sähköiseen jäsenrekisteriin annetaan käyttöoikeudet niitä toiminnan kannalta välttämättä tarvitseville.

Tietojärjestelmiin tallennetut tiedot

Rekisterin käyttöön tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana. Käyttöoikeus rekisteriin on seuran jäsenrekisteristä vastaavilla ylläpitäjillä, joukkueenjohtajille sekä seuran johdolla. Edellä mainituilla henkilöillä ei ole mahdollisuutta nähdä yksittäisten henkilöiden käyttäjätunnuksia tai salasanoja. Palvelimet sijaitsevat palveluntarjoajan palvelinkeskuksessa, lukitulla alueella, johon pääsy vaatii erillisen kulkuoikeuden tai kulkuoikeudellisen saattajan. Kaikki tietoliikenne on tietojärjestelmän ja käyttäjän välillä suojattua ja salasanat ovat järjestelmässä vahvasti salattuja.

Tulostetut aineistot

Kaikki tulostettu henkilötietoja sisältävä aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään asianmukaisesti.

Tarkastusoikeus

Käyttäjällä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää osoitteella nuorisopaallikko@porvoontarmo.fi